9 Tip untuk Rapat Online yang Efektif

Baru-baru ini kami menulis sebuah artikel populer tentang bagaimana mengadakan rapat yang efektif. Beberapa orang menunjukkan bahwa pertemuan online memerlukan ketrampilan khusus, dan sulit untuk mengikuti saran yang sama dengan yang kami berikan untuk pertemuan pribadi. Dengan begitu banyak orang yang bekerja dari rumah, sepertinya ada baiknya membicarakan jenis pertemuan ini. Karena saya terutama bekerja dari rumah, persentase yang baik dari pertemuan saya dilakukan dengan menggunakan konferensi video dan berbagi layar. Setelah melakukan ini selama beberapa tahun, inilah beberapa tip teratas yang akan saya tawarkan untuk orang-orang yang mulai melakukan pertemuan online.

1. Tetap fokus

Mudah untuk mengalihkan perhatian atau mencoba multi tugas saat berada dalam pertemuan online. Jangan lakukan ini Apalagi jika Anda berada di video, tetap fokus pada pertemuan dan jangan sampai anjing atau anak Anda masuk ke kantor atau muncul di kamera. Jika Anda secara fisik menghadiri rapat, kehadiran Anda memberi Anda beberapa "poin" untuk perhatian penuh bahkan jika Anda mencoret-coret atau melihat ke luar jendela. Dengan pertemuan online, bahkan sedikit gangguan pun bisa membuat Anda terlihat seperti Anda sama sekali tidak memperhatikannya.

Saya telah melakukan konferensi video di mana satu orang terus terganggu atau terganggu dengan panggilan telepon lainnya, dan lain-lain. Pada sebuah konferensi video, ini tampil sebagai 10 kali lebih tidak profesional daripada secara langsung.

2. Dapatkan hak teknologi

Asumsikan bahwa teknologi akan menjadi masalah dan memberi diri Anda banyak pilihan dan cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya dengan benar. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk dilakukan:

Reboot komputer Anda sebelumnya. Jika Anda kadang-kadang perlu melakukan boot ulang komputer agar tidak macet, lakukan ini sebelum rapat. Anda tidak ingin memaksa semua orang untuk menunggu saat Anda melakukan reboot komputer Anda.

Hubungkan 10 sampai 15 menit lebih awal. Jika ada masalah, Anda ingin memastikan bahwa Anda tahu tentang mereka sebelumnya. Hal ini terutama berlaku jika Anda menggunakan sistem konferensi web yang Anda kenal. Mungkin ada kurva belajar kecil dan mungkin ada beberapa alat yang perlu didownload dan diinstal.

Miliki informasi koneksi alternatif yang tersedia. Banyak solusi konferensi web memungkinkan Anda menggunakan audio melalui komputer atau melalui telepon. Pastikan Anda memiliki informasi yang Anda perlukan untuk menghubungkan keduanya. Jika masalah koneksi membuat gambar video Anda sedikit tersentak, itu bukan masalah besar, tapi jika orang tidak dapat mengerti apa yang Anda katakan, Anda tidak dapat berkontribusi.

Pastikan koneksi internet anda tidak akan jenuh. Jangan mencoba melakukan konferensi video sementara orang lain mencoba mengunggah keseluruhan data DVD. Di kebanyakan tempat, kecepatan upload adalah kemacetan Anda, tapi ini berhasil dua arah. Suara sangat peka terhadap kecepatan koneksi Anda, jadi jika Anda memiliki masalah, coba gunakan telepon untuk koneksi suara sehingga, paling tidak, Anda bisa mendengar dan didengar dengan jelas.

Miliki koneksi cadangan yang mudah Anda ubah. Jika Anda melakukan banyak konferensi video dari rumah, mungkin layak untuk memiliki koneksi internet cadangan. Di banyak tempat, Anda bisa mendapatkan jalur DSL seharga $ 15 sampai $ 30 per bulan. Namun, hanya berguna jika Anda tahu cara beralih ke sana dengan cepat jika ada yang turun.

Matikan program lain. Jangan mencoba melakukan konferensi video saat aplikasi pengeditan video Anda atau sekelompok file Photoshop besar terbuka. Tutup program yang tidak Anda butuhkan. Ini akan mengurangi kemungkinan komputer Anda mogok dan meningkatkan sumber daya yang tersedia untuk melakukan konferensi video.

Gunakan UPS. Anda tidak ingin mengetuk offline jika daya mati dan mati. Pastikan Anda memiliki seluruh rantai komunikasi Anda terhubung ke baterai cadangan. Jika komputer Anda menggunakan baterai cadangan, namun modem kabel Anda tidak, Anda masih memiliki tautan lemah jika daya padam.

3. Tindak lanjuti dengan ringkasan email

Dalam pertemuan nyata, beberapa bagian berharga terjadi setelah pertemuan usai. Orang berbicara tentang apa yang akan mereka lakukan, mengklarifikasi komitmen, dll. Cobalah untuk menciptakan ini jika Anda bisa. Mengirimkan ringkasan email tentang keputusan apa yang dibuat dan siapa yang berkomitmen terhadap apa yang akan membantu memastikan tidak ada kesalahpahaman dan membantu membuat catatan yang dapat digunakan setiap orang.

4. Berdebat dengan sopan

Seperti yang ditunjukkan oleh Brian, berdebat mungkin bagus untuk pertemuan, tapi Anda tidak bisa membantah cara yang sama mengenai konferensi video karena Anda bisa sendiri tanpa menjadi brengsek. Anda masih harus berdebat. Seperti yang telah kami katakan, bagian terpenting dari sebuah pertemuan adalah bekerja melalui ketidaksepakatan dan gagasan meshing. Tetap saja, Anda harus ekstra hati-hati bersikap sopan karena Anda berada dalam posisi yang kurang menguntungkan dalam hal komunikasi non-verbal. Bahasa dan postur tubuh Anda tidak akan disampaikan dengan baik melalui kamera video seperti yang dilakukan secara langsung, jadi cara Anda mengatakan sesuatu menjadi jauh lebih penting.

Berikut adalah beberapa cara untuk membantah dengan sopan:

Nyatakan posisi orang lain dengan empati. Ini membantu menunjukkan bahwa Anda mengerti apa yang mereka katakan. Menambahkan ungkapan seperti "Saya melihat mengapa menurut Anda ini penting" dan "Saya dapat melihat nilainya dari sudut pandang XYZ ini." Menunjukkan kepada Anda memahami posisi seseorang dan pentingnya posisi mereka adalah cara yang sangat berharga untuk membuat mereka memahami Anda. Sudut pandang karena membuat mereka tidak bersikap defensif.

Tetap fokus pada masalah ini - bukan orang-orang. Berhati-hatilah untuk tidak melakukan apapun yang akan terlihat seperti serangan pribadi.

Tunggu untuk menyatakan posisi Anda. Jangan mulai berbicara dengan ide setengah rumahan. Tidak masuk akal untuk menulis beberapa kata yang menguraikan argumen Anda sebelum Anda mulai berbicara. Ingat, Anda memiliki kelemahan komunikasi non-verbal, jadi komunikasi verbal Anda harus sangat jernih dan ekstra meyakinkan.

Alamat permusuhan apapun, bahkan jika itu kecil. Mengatakan hal-hal seperti, "Saya tahu Anda sangat merasakan hal ini dan saya menghargai semangat Anda" dapat membantu menjaga agar segala sesuatu tetap terfokus pada gagasan dan membantu menyebarkan permusuhan antar individu.

Rencanakan ke depan. Jika Anda tahu beberapa diskusi kemungkinan akan menjadi perdebatan, rencanakan ke depan. Jika Anda tahu Joe mungkin marah dengan ide Anda, tapi Susan mendukungnya, berbicara dengan Susan sebelumnya. Mungkin Anda berdua bisa menyajikan bagian dari posisi Anda sehingga Joe tidak fokus pada satu orang. Mungkin Susan bisa mempresentasikan idenya karena dia memiliki hubungan kerja yang lebih baik dengan Joe dan akan berada di ruangan yang sama dengannya sehingga dia tidak berada dalam bahaya komunikasi non verbal.

Tindak lanjuti dengan orang-orang di telepon. Panggilan telepon cepat ke beberapa orang setelah pertemuan bisa sangat berharga untuk membantu memastikan tidak ada perasaan sulit. Ini bisa membantu meniru beberapa interaksi yang terjadi setelah pertemuan orang terjadi saat orang kembali ke meja mereka.

5. Ayo siap

Pastikan semuanya sudah siap sebelum rapat. Video conferencing akan cenderung memperbesar kekurangan persiapan dari Anda, jadi pastikan Anda memiliki dokumentasi atau file di mana Anda dapat dengan mudah mendapatkannya tanpa harus melihat-lihat. Dalam kehidupan nyata, bersandar untuk melihat di tas kerja Anda mungkin bukan masalah besar, tapi jika Anda menghilang dari layar untuk mendapatkan sesuatu, itu bisa membuat Anda terlihat seperti Anda tidak melakukan pekerjaan persiapan Anda. Sebagian besar waktu, Anda tidak ingin menghilang dari layar jika Anda bisa membantu.

6. Lihatlah ke kamera

Sistem konferensi video terbaik membiarkan Anda melihat orang sambil melihat langsung ke kamera. Lakukan yang terbaik untuk memposisikan kamera video Anda dengan pemikiran ini. Jika Anda mencari ke kiri pada gambar orang lain dan kamera video ada di sebelah kanan, sepertinya Anda hanya menatap ke samping. Jika Anda tidak dapat melihat keduanya, biasanya ada baiknya Anda melihat kamera Anda untuk memberi tahu orang lain tentang kontak mata lainnya. Jika layar Anda menunjukkan preview gambar Anda mencoba memposisikan kamera dan jendela sehingga terlihat seperti melihat mata Anda sendiri.

7. Bersihkan, bebas gangguan latar belakang

Sadarilah apa yang ada di belakang Anda atau di meja Anda di depan Anda. Usahakan agar kantor Anda bersih dan berantakan semaksimal mungkin. Berhati-hatilah jika orang berjalan di belakang Anda. Hal ini dapat mengganggu, terlihat tidak profesional dan mereka mungkin akan melakukan sesuatu yang memalukan. Program berita ingin menunjukkan semua analis mereka bekerja keras di belakang komputer mereka. Sebuah siaran berita keuangan baru-baru ini menunjukkan seorang pekerja melihat foto baju renang di monitornya di latar belakang. Idealnya, Anda ingin meja Anda diposisikan sehingga orang tidak bisa berjalan di belakang Anda. Jika Anda bekerja di rumah, Anda tidak ingin anak Anda berlarian di latar belakang.

8. Gunakan kamera yang bagus

Sementara kamera built-in di laptop Anda mungkin bekerja, Anda mungkin akan memiliki kualitas yang lebih baik dengan kamera eksternal. Saya menggunakan camcorder DV yang terhubung ke komputer saya dengan firewire dan menghasilkan hasil yang sangat bagus. Mungkin bermanfaat bagi Anda untuk meluangkan waktu untuk memahami bagaimana keseimbangan putih bekerja pada kamera Anda. Saya telah melakukan beberapa pertemuan online dengan orang-orang yang terlihat seperti mereka hanya menghabiskan 10 jam di tempat tidur penyamakan karena kamera mereka membuat warna kulit terlihat merah padam. Meskipun bukan masalah besar, semakin profesional Anda bisa melihat, semakin baik. Fitur lain yang saya suka tentang kamera saya adalah remote control zoom. Hal ini mempermudah saya untuk membingkai gambar tanpa harus mencari kamera atau membiarkan gambar.

Pastikan Anda memiliki cukup cahaya. Jika kamera Anda memiliki lampu yang terintegrasi, coba nyalakan. Membuka naungan atau menyalakan lampu lain bisa membuat perbedaan besar dalam seberapa baik citra Anda terlihat pada peserta lainnya.

9. Berakhir tepat waktu

Anda ingin orang-orang muncul tepat waktu untuk pertemuan penting Anda. Anda perlu memberi mereka tingkat rasa hormat dan akhir yang sama ketika Anda mengatakan bahwa Anda akan berakhir. Jika Anda tetap berada di puncak jadwal waktu agenda Anda, berakhir pada waktu tidak boleh terlalu sulit dan berakhir lebih awal selalu merupakan hal yang baik juga.