Lima Tip Membuat Rapat Bisnis Anda Lebih Terlibat untuk Hadirat Anda

Lima Tip Membuat Rapat Bisnis Anda Lebih Terlibat untuk Hadirat Anda

1.Begin dengan pengantar yang bagus

Mulailah setiap pertemuan dengan mengenalkan semua peserta dan presenter. Bila karyawan Anda bisa memberi nama dan wajah bersama, mereka merasa lebih termasuk dalam pekerjaan yang sedang dilakukan dan merasa menjadi bagian dari tim. Tidak seperti konferensi telepon biasa yang menelepon saat Anda hanya bisa mendengar orang berbicara, saat Anda mengadakan konferensi video, Anda benar-benar dapat melihat wajah peserta lainnya. Salah satu manfaat tambahan untuk bertemu satu sama lain adalah membantu mengurangi jumlah kasus orang yang secara tidak sengaja berbicara satu sama lain, atau tidak dapat mengidentifikasi siapa yang berbicara pada suatu waktu tertentu. Akibatnya, pertemuan bisa berjalan lebih lancar dan membuat peserta terlibat dan berkontribusi secara aktif dalam pertemuan dengan konferensi video Tenveo.

2.Mengikuti peserta

Libatkan peserta melalui penggunaan perangkat lunak berbagi layar. Saat mengadakan pertemuan virtual, mudah bagi peserta untuk keluar dari pertemuan dan terganggu oleh hal-hal lain di lingkungan mereka. Hal ini sering merupakan hasil dari kurangnya visual bagi peserta untuk terlibat dalam pertemuan tersebut. Pertemuan zoom memungkinkan Anda berbagi visual dengan mudah dari satu peserta pertemuan ke peserta lainnya untuk membantu memberikan referensi visual agar setiap orang dapat menggunakan dan mempertahankan fokus mereka selama pertemuan berlangsung. Berbagi layar memungkinkan Anda berbagi presentasi PowerPoint, video, dokumen, dan hal lain yang dapat Anda buka di layar Anda dengan peserta lainnya. Salah satu fitur unik yang ditawarkan oleh Tenveo adalah penggunaan papan tulis untuk berbagi informasi antar peserta. Fitur ini juga memungkinkan anggota tim membuat anotasi sehingga ideal untuk brainstorming. Saat pertemuan Anda disimpan, anotasi ini juga disimpan dan tersedia, membuat catatan dan mendokumentasikan sebuah pertemuan dengan mudah.

3.Ease proses presentasi

Memungkinkan beberapa peserta untuk menyajikan informasi dengan mudah selama rapat berlangsung. Bila peserta Anda tidak dapat dengan mudah berinteraksi dan terlibat satu sama lain, mereka dapat menjadi berkecil hati dan kehilangan minat untuk berpartisipasi dalam pertemuan tersebut. Banyak platform pertemuan virtual menyulitkan transisi dari satu presenter ke presenter yang lain. Hal ini tidak hanya membuat frustrasi presenter, tapi juga menyulitkan perhatian para peserta sepanjang pertemuan. Dengan memilih platform komunikasi terpadu yang memungkinkan presenter untuk berbagi informasi dengan mudah, tidak peduli lokasi yang mereka hadirkan, masalah ini akan teratasi, konferensi video Tenveo dapat mewujudkannya. Kemudahan menggunakan perangkat lunak video conferencing Zoom membuat transisi dari satu speaker ke speaker berikutnya hampir mulus.

4. Pergi ke luar zona waktu

Permudah peserta untuk mengikuti pertemuan dari lokasi manapun mereka berada. Dengan karyawan yang bepergian, bekerja dari lokasi terpencil, dan memiliki lokasi kantor di beberapa kota, kebutuhan untuk dapat bergabung dalam pertemuan dengan mudah dari berbagai lokasi penting bagi peserta untuk tidak hanya menghadiri pertemuan tersebut tetapi juga terlibat dengan peserta lainnya. Banyak platform hanya tersedia pada jenis perangkat tertentu. Platform pertemuan Tenveo dapat digunakan pada komputer Window atau Mac, dan juga pada perangkat mobile berbasis Android atau Apple pada saat yang bersamaan, tanpa harus khawatir dengan masalah interfacing antar perangkat yang berbeda. Akibatnya, peserta dapat berpartisipasi dengan menekan sebuah tombol dari lokasi manapun mereka berada, dari beragam perangkat yang lebih banyak daripada layanan lainnya.

5. Biarkan peserta berkontribusi dalam diskusi

Pastikan peserta diberi kesempatan untuk memberikan umpan balik, mengajukan pertanyaan, dan berkontribusi pada diskusi. Sebuah konferensi video memudahkan peserta melihat dan mengambil isyarat visual satu sama lain, sehingga percakapan terasa lebih alami daripada panggilan konferensi tradisional. Beberapa alat pertemuan video memungkinkan peserta untuk menggunakan berbagi layar namun mungkin terbatas pada alat lain yang ditawarkannya. Selain berbagi layar, pertemuan Tenveo memungkinkan peserta terlibat dalam obrolan satu sama lain, membuat anotasi menggunakan fitur papan tulis, berbagi file, mengajukan pertanyaan kepada presenter, dan bahkan menyimpan rapat untuk referensi di kemudian hari. Akibatnya, peserta dapat terlibat dalam pertemuan tersebut dengan menggunakan sejumlah alat kolaborasi online yang tidak dapat mereka akses saat menggunakan platform lain.

Dengan menggunakan lima tip berikut untuk mendorong peserta rapat Anda terlibat dalam pertemuan Anda berikutnya, dapat membantu memastikan pertemuan Anda sukses. Saat peserta dilibatkan, mereka merasa suara mereka penting dalam proses pengambilan keputusan, dan mengambil bagian pribadi dalam pekerjaan yang sedang dilakukan. Mereka merasa dihargai dan lebih cenderung untuk menempatkan kaki terbaik mereka ke depan. Bila lebih banyak orang terlibat dalam proses pertemuan, mereka dapat menyumbangkan gagasan baru dan menawarkan perspektif yang berbeda yang mungkin belum pernah dipertimbangkan di masa lalu. Ketika tim bekerja sama, masalah dapat ditangani dengan lebih baik, dan beberapa masalah mungkin dapat ditangani bahkan sebelum mereka muncul.