Tps untuk rapat jarak jauh

Kiat untuk rapat jarak jauh

Pertemuan jarak jauh menghemat waktu dan menghasilkan hasil yang lebih cepat

Beberapa keuntungan dari pertemuan jarak jauh adalah:
• Mengurangi atau menghilangkan biaya perjalanan
• Tingkatkan efisiensi perusahaan - waktu perjalanan menjadi waktu kerja
• Mengurangi tingkat stres di antara karyawan - keseimbangan kehidupan kerja
• Mudah dan spontan
• Ramah lingkungan

Kiat untuk konferensi jarak jauh yang baik

Persiapan (Jika memimpin rapat)

• Tujuan. Memiliki tujuan yang jelas untuk pertemuan dan apa yang Anda harapkan dari para peserta. Apakah ini pertemuan untuk informasi, diskusi atau keputusan?
  • Orang yang tepat. Undang orang yang tepat, orang yang sama-sama menambahkan sesuatu ke pertemuan dan yang mendapat sesuatu darinya.
  • Bacaan wajib. Kirimkan bacaan wajib kepada peserta dan komentar pribadi kepada masing-masing peserta tentang apa yang diharapkan dari mereka. Apakah mereka seharusnya membawa informasi tertentu ke rapat atau menjelaskan sesuatu secara khusus.
  • Agenda yang jelas. Kirimkan agenda dan daftar peserta tepat sebelum pertemuan.
  • Menginformasikan. Jelaskan bagaimana cara bergabung dengan rapat (nomor telepon dan kode PIN apa pun) atau apakah panggilan akan dilakukan kepada peserta.
  • Uji. Sebelum memimpin rapat pertama Anda, cobalah melakukan beberapa panggilan percobaan dan cobalah berbagai fungsi. Mungkin switchboard Anda memerlukan perintah khusus untuk menelepon beberapa pihak - tanyakan kepada manajer telepon Anda.
  • Dokumentasi. Bagaimana pertemuan akan didokumentasikan? Sebaiknya gunakan fitur perekaman.
  • Tetap sederhana. Jika pertemuan itu berulang, tambahkan peserta sebagai grup dalam panduan konferensi atau tambahkan kontak individu ke dalam buku telepon.
  • Mulai dan akhiri tepat waktu. Selalu mulai rapat pada waktu yang ditentukan, bahkan jika ada peserta yang hilang.
  (Rencanakan istirahat sejenak jika pertemuan perlu diperpanjang).
  • Tindak lanjuti dan tindak lanjuti. Ringkaslah, tindak lanjuti dan kirimkan catatan pertemuan langsung setelah pertemuan. [Tetapkan tenggat waktu dan beri tahu semua orang yang bertanggung jawab atas apa].

Selama pertemuan (Jika memimpin rapat)

• Perkenalan. Selamat datang dan perkenalkan semua orang. Ini mengawali pertemuan dengan baik dan memastikan suasana yang inklusif, bahkan bagi orang-orang yang berada di luar lokasi. Jika pertemuan tidak terlalu besar (hingga 10 atau lebih peserta), minta peserta untuk memperkenalkan diri secara singkat untuk mendapatkan telinga untuk suara mereka. Selalu berusaha menciptakan suasana yang memberi orang rasa duduk bersama, bahkan mereka yang berpartisipasi di lokasi lain.
  • Menit. Buat catatan atau tunjuk sekretaris yang dapat mengambil menit dan memiliki akses ke rekaman jika dibuat.
  • Jadwal acara. Orang yang memimpin rapat menjelaskan tentang apa rapat itu dan berapa lama rapat berlangsung dan memberikan ringkasan singkat dari agenda tersebut.
  • Gangguan. Mulailah rapat dengan menjelaskan aturan dasar untuk rapat dan apa yang dapat mengganggu.
  Anda tidak boleh membaca surel, menjelajahi Smartphone Anda, bekerja dengan tugas lain, dll.
  • Istirahat. Jika rapat berjalan lebih dari 45 menit, istirahatlah untuk memungkinkan orang meregangkan kaki selama 10-15 menit sebelum melanjutkan.
  • Mencapai kesepakatan. Sebelum pindah ke item baru, tanyakan kepada berbagai peserta untuk melihat apakah ada yang ingin mengatakan sesuatu. Ini membuat semua orang merasa terlibat.
  • Dinamis. Kelola dan pertimbangkan dinamika dalam grup. Pastikan bahwa setiap orang mendapat suara dalam hal yang dibahas, berurusan dengan konflik.
  • Jelaskan. Jika sesuatu terjadi di ruangan (yang mungkin bisa membuat orang tertawa), jelaskan apa yang terjadi pada siapa saja yang berpartisipasi melalui telepon untuk memastikan bahwa semua orang merasa termasuk.
  • Waktu untuk pertanyaan. Sisihkan waktu untuk menangani pertanyaan apa pun.
  • Pertemuan baru. Jika ada hal-hal yang perlu ditindaklanjuti, setujui waktu untuk pertemuan berikutnya.

Setelah pertemuan (Jika memimpin rapat)

• Tindak lanjuti dan tindak lanjuti. Ringkaslah, tindak lanjuti dan kirimkan catatan pertemuan langsung setelah pertemuan. Tetapkan tenggat waktu dan beri tahu semua orang yang bertanggung jawab atas apa.

Untuk siapa pun yang berpartisipasi dalam rapat (di lokasi terpencil)

• Damai dan tenang. Cobalah untuk menemukan tempat duduk yang senyap mungkin.
• Parkir. Jika Anda berpartisipasi dari mobil Anda, parkirlah dengan aman, misalnya di tempat parkir mobil, sebelum bergabung dengan rapat.
• Matikan mikrofon. Jika Anda duduk di suatu tempat dengan banyak kebisingan latar belakang, misalnya di bandara atau di mobil atau kafe, matikan mikrofon (bisu) ketika Anda tidak berbicara.
• Bersiaplah dalam banyak waktu. Pastikan Anda berada di waktu yang tepat untuk rapat untuk memberi diri Anda kesempatan untuk mengobrol dengan peserta lain sebelum pertemuan dimulai (dengan cara yang sama seperti yang dilakukan orang di ruang konferensi bersama)
• Perkenalkan dirimu. Jika Anda memiliki sesuatu untuk dikatakan, pastikan orang mengenali suara Anda dengan memperkenalkan diri terlebih dahulu.
• Terus beri tahu orang-orang. Jika Anda terputus (penerimaan buruk, dll.), Segera hubungi kembali dan, pada saat yang tepat, beri tahu peserta lain bahwa Anda telah pergi untuk sementara waktu.
• Fokus. Berkonsentrasi pada pertemuan itu. Jangan membaca email atau melakukan hal-hal lain selama rapat.