Memilih Alat Kolaborasi Online yang Tepat untuk Tugas

Ada banyak manfaat untuk mengambil pendekatan kolaboratif dalam mencapai tujuan. Kolaborasi memanfaatkan kekuatan beragam perspektif untuk mengubah gagasan bagus menjadi ide yang hebat. Ini juga cara cerdas untuk menumbuhkan persahabatan dan membangun hubungan tim, karena proses kolaborasi mendorong orang untuk bergabung untuk mencapai tujuan bersama. Untungnya, teknologi telah memberi kita banyak cara untuk terlibat dalam kolaborasi dengan orang-orang di dalam dan di luar kantor. Namun, mengetahui alat mana yang bisa digunakan saat bisa menjadi rumit, karena itulah kami mengumpulkan tiga alat kolaborasi online terpopuler saat ini, dan mengeksplorasi manfaat dan kasus penggunaan terbaik untuk masing-masing.

Manfaat Kolaborasi Video

Dapat diakses dan terjangkau: Kurang dari satu dekade yang lalu, orang terjebak oleh sistem warisan video conferencing yang rumit dan mahal yang menjanjikan banyak, namun sulit untuk digunakan. Maju cepat ke hari ini, dan Anda bisa mendapatkan unit konferensi video super keren, user-friendly, (seperti Tenveo) dengan video dan audio HD dengan harga nominal, yang membuat alat ini sangat diperlukan karena ada di mana-mana.

Sambungan: Kolaborasi video menciptakan hubungan tatap muka antara peserta yang sangat penting untuk merasa seperti bagian dari tim. Mengingat bahwa kerja jarak jauh diproyeksikan meningkat, video menawarkan cara yang sangat berharga untuk membangun dan memelihara hubungan kolaboratif pribadi dan produktif.

Mengurangi Resiko Diskonsepsi: Lebih dari alat kolaborasi modern lainnya, video menghilangkan risiko miskomunikasi dengan membiarkan orang dilihat, didengar dan dipahami. Selain itu, peserta dapat menafsirkan ekspresi wajah dan bahasa tubuh masing-masing, dan merespons dengan tepat.

Enhanced Speed: Video meningkatkan kecepatan kolaborasi dengan memungkinkan orang terlibat dalam pertukaran cepat-api yang terjadi secara organik selama percakapan atau sesi brainstorming. Ini juga menghilangkan waktu yang hilang mengetik pesan panjang yang bisa menjadi titik diperdebatkan saat seseorang masuk.

Show & Tell: Berbagi dokumen, visual, dan banyak lagi melalui sharing layar video sangat cepat dan sederhana. Hal ini juga memungkinkan setiap orang untuk berada di halaman yang sama dan dengan cepat memahami dengan tepat apa yang orang tersebut maksudkan sebagai sarana informasi.

Gunakan Kasus: Video sangat ideal untuk usaha kolaboratif yang mendapat keuntungan dari energi masukan tim langsung, seperti: brainstorm; Ulasan proyek dan update; Pelatihan dan pendidikan; Diskusi umum dan mendalam; Analisis solusi, dll.

Manfaat Kolaborasi Email

Singular: Email terbaik untuk kolaborasi satu lawan satu yang tidak memerlukan interaksi tatap muka atau umpan balik langsung. Tidak ada ide bagus untuk menambahkan beberapa orang ke kolaborasi email karena volume tanggapan dapat menenggelamkan kotak masuk partisipan dan menyebabkan mereka tersesat di jejak email atau menyerah mengikutinya sama sekali. Menariknya, masalah ini melahirkan gagasan untuk menggunakan platform olahpesan sebagai pengganti email, walaupun setelah inovasi platform pesan hilang, orang-orang menyadari bahwa email masih memiliki tempat yang valid di gudang alat kolaborasi online mereka.

Waktu: Ketika seseorang berada dalam zona waktu yang jauh (yaitu +/- 12 jam dari zona waktu Anda), dan menjadwalkan kolaborasi video telah terbukti menantang, Anda mungkin ingin mencoba terlibat dalam kolaborasi email. Saat mencoba berkolaborasi via email, luangkan waktu ekstra untuk menggambarkan prosesnya kepada individu sehingga mudah dipahami dan diikuti, namun tetap berkomunikasi singkat. Misalnya, katakan kepada para peserta dengan kata-kata sesedikit mungkin apa tujuan kolaborasi email tersebut, bagaimana Anda ingin menerima jawaban (yaitu tiga gagasan teratas), dan tanggal tanggapan itu akan tercapai.

Pengarsipan: Banyak orang saat ini menggunakan email mereka sebagai lemari arsip untuk dokumen kolaboratif. Misalnya, setelah kolaborasi video, ada baiknya anggota tim menerima salinan dokumen individual yang dibahas selama sesi berlangsung.

Use Case: Email adalah pilihan tepat untuk proses kolaboratif yang mendapat manfaat dari memiliki informasi yang tertulis, seperti ulasan rahasia; Kritik ide; Dan bentuk kolaborasi singkat dan langsung lainnya.

Manfaat Platform Pesan

Keringkasan: Platform olahpesan seperti Slack dan Asana paling baik digunakan untuk jenis kolaborasi singkat dan informal yang tidak sensitif terhadap waktu atau memerlukan tanggapan segera. Karena kenyamanan memposting pesan, beberapa orang benar-benar mengalahkan tujuan alat tersebut dengan memasang terlalu sering, terlalu banyak detail, dll. Jika Anda menggunakan platform pesan untuk memimpin kolaborasi cepat, pastikan untuk memonitor posting dan redirect. Orang-orang yang melakukan obrolan dari obrolan ke diskusi penuh untuk berpegang pada pemikiran tersebut sampai semua orang dapat bertemu tatap muka, baik secara langsung atau melalui video.

Anonimitas: Melakukan upaya kolaboratif yang memungkinkan setiap orang untuk mengungkapkan pikiran mereka tanpa rasa takut mengasingkan rekan kerja bisa menjadi sulit, namun ini adalah salah satu bidang di mana platform perpesanan dapat membantu, karena para moderator saluran dapat mengizinkan orang untuk memberikan jawaban, pertanyaan dan komentar secara anonim. Beberapa kolaborator suka menggunakan platform olahpesan selama konferensi video untuk memilih gagasan ke atas atau ke bawah.

Berbagi Berkas: Platform pesan sangat bagus untuk memastikan semua orang yang terlibat dalam kolaborasi tim memiliki akses ke semua dokumen penting seperti gambar, PDF, spreadsheet, dll.

Gunakan Kasus: Kasus penggunaan kolaboratif terbaik untuk platform perpesanan mencakup jajak pendapat, pertanyaan, survei, klarifikasi, pembaruan, dan informasi cepat lainnya yang tidak memerlukan diskusi atau pertemuan yang lebih panjang.

Semua bersama Sekarang

Sekarang Anda tahu jenis kolaborasi mana yang paling baik dilayani dengan alat mana, merasa bebas untuk mencampur, mencocokkan atau menggunakan kombinasi ketiganya untuk kolaborasi tim berikutnya. Jika Anda belum menambahkan konferensi video modern ke upaya kolaboratif Anda, Anda berhutang pada diri sendiri untuk memberi kelambanan kepada Tenveo. Alat penguat produktivitas dan peningkatan produksi, Tenveo adalah perangkat konferensi video all-in-one ringan yang membuat berkumpul bersama orang-orang dan berbagi layar dan gagasan merupakan pengalaman yang nyata dan menarik - setiap saat. Dengan menampilkan video dan audio HD, dan lensa sudut lebar yang menangkap dengan indah nuansa komunikasi yang halus (dan sangat penting), Tenveo adalah alat yang memberi kolaborasi pada tim Anda keunggulan kompetitif yang sesungguhnya.

Lihat lebih lanjut di: www.tenveo-video-conference.com